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细数金融行业文档管理系统的八大创新

2018/03/26

当越来越多的金融企业、业务部门发现,投入大量人力和物力建造的业务、 OA 、 ERP 等 IT 系统,由于在文档管理方面的先天缺陷,无法有效集中管理和存储文档。于是,更简单、高效的集中管理、检索和存储文档,以提高文档的利用率和员工生产力,成为企业面临的挑战之一。

  金融行业怎样选择适合自己的专业文档管理系统?业界领先的多可文档管理系统专家,在综合了行业需求特点之后认为,作为对业务系统的有效补充,专业的文档管理系统要以创新为动力,以安全可靠、简洁易用、经济低廉、专业强大为用户利益。为此,多可文档管理系统以八大创新成功引领文档管理发展之路,并成为系统重要的技术特点。

  第一大技术创新是轻量级架构,让用户轻松实现自助型的系统快速部署。文档管理系统基于 B/S 架构,而且采用自主开发的 WEB 服务器、集成专业的开源免费数据库、提供专业的文件批量导入功能等,让任何规模的用户能在三分钟内完成安装部署,用三分钟的时间进入使用入门,而且应用几乎不会中断,实现了免现场维护。

  第二大技术创新是分组管理模式, 它是用户最受赞赏的权限体系。任何机构都拥有繁杂的人员结构,业务项目需要随时召集任何人员加入,对此,一般的 MIS 系统都仅采用扁平式或简单的树形结构予以解决,而这种方法无法按照业务的分组要求,实现人员的灵活分组管理。多可文档管理系统创造性地将人员、事务、组织结构等进行深入科学的剖析,总结出了极具特色的 “分组权限管理模式”,可以非常灵活地将文档与不同属性的人员(机构)进行对接,构建复合型文档用户。

  第三大技术创新是海量文档集中存储的云文档技术。一些用户存储容量达到了数十 TB 。借助创新的云技术,多可文档管理系统实现了文档存储云部署功能,它可以把海量的文档(超过 50TB )存放于网络的任意一个磁盘阵列,同时可以支持数据库的异地服务。这样,用户可以实现服务和存储分离,不但更好的保障数据安全,同时增加系统的安全性。这样的文档存储云部署和分级存储和管理技术,不仅能够保护客户投资,而且降低客户在新系统方面的投资,整体拥有成本全方位降低,但系统的性能和安全性没有任何损失。

  第四大创新特点是高效稳定智能的正文提取技术,以保障精确的全文检索。以多可软件为例,它集成了自有知识产权的 Microsoft Office , Pdf , Rtf 等文件的正文提取、分析功能,使用户不需要安装 Office 等其他的工具或者软件,也不需要启动其他的系统服务,实现了软件部署和应用的简单高效。这样,用户的维护成本全面降低,系统运行更稳定。同时,多可实现了 100 万文档毫秒级全文检索,让用户基本上实现了对文档利用的“所想即所得”。

  第五大创新是开放的、高效的中文分词技术,这让文档搜索更加精确。多可文档管理系统支持搜索的中文分词技术,全面兼顾了准确性和速度,这样更准确的搜索到用户需要的文档,能很好的匹配用户的搜索和使用习惯。

  第六大创新特点是图形图像缩略图及预览技术。文档管理软件需要支持通用的图形文档格式的预览,还有好支持 Photoshop 文件、数码照片等图形图像文件格式的预览。

  第七大创新是基于 WEB 的文档版本控制及文件修改。以多可为例,它在这个领域实现了更精致、更彻底的创新,让客户轻松实现此功能,达到高效率的协同工作。

  第八大创新是文档智能关联技术。它让用户可以把一个文件夹或者文件映射到其他的文件夹下,在目标文件夹下可以像操作本文件夹文件一样操作原文件,方便文档的归类和临时项目中文件的使用。

  这八大文档管理的技术创新,不仅确保了文档管理系统的技术领先性,轻松管理 OA 、 CRM 、 MIS 、 ERP 、 PLM 系统无法涉及的文档,更与这些业务系统珠联璧合,让已有的巨额 IT 投资,以经济低廉的再投入,焕发青春,迸发更大的魅力。而金融企业在选择专业的文档管理系统时,也应该注意这些问题,并将之作为选择文档系统的通用标准。