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企业文档管理中的10大杀手

2018/03/26

在日常工作中,我们经常会遇到硬盘破损、数据丢失、机密外泄、信息检索困难、文件损坏、文档版本多样、编号混乱、信息共享滞后、流程繁冗、操作历史不清等一系列情况,这些问题往往会造成时间浪费,沟通困难、安全隐患,导致企业管理困难、利润减少、纸张资源成本居高与工作进度的拖延,影响企业的良性发展,被誉为企业文档管理中的“十大杀手”。

一、信息刽子手:

企业文档资料分散存储在几十台甚至成百上千台电脑中,数据统一备份几乎不可能做到,时有系统硬盘出现损坏或感染病毒的情况,导致大量重要数据丢失,造成巨大损失。

当公司内部电脑出现中病毒瘫痪的情况,很多重要机密文件受到攻击,有的病毒会将公司机密文件上传至互联网;当电脑硬盘损坏时,被破坏的数据无法恢复;这些情况会给企业带来直接巨大且不可逆的损失。

二、沉默刺客

众所周知,企业管理中员工离职、换岗等人员流动现象十分常见,与公司有关的重要文件经常出现被复制、删除、外泄的情况,直接给公司带来无法弥补的损失。

国内外媒体经常报道有关企业内部机密数据失窃的案子,调查发现,85%的职员可以轻松的下载这些具有“竞争力”的资料和信息,78%的资料外泄来源于企业内部。员工离职后将公司商业机密文件拷贝带走,再高价卖出给竞争对手,严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失,间接损失更是不可计量。

三、影子传说

随着企业不断壮大发展,文档数量以十倍甚至百倍的速度增加,经年累月,快速准确查找某篇文档极为困难,几乎无法实现。浪费在查找上的时间、人力资源更是不可估量。

企业管理中经常出现需动员公司全体员工搜索查阅很久之前的某篇文件的情况,不仅浪费了大量的人力和时间成本,还有可能导致上千万的业务从手中溜走。每人每天在查找上浪费的时间约为20分钟,根据计算,那么每人每年有11天都是在查找,由几十人,几百人组成的企业浪费的就是几十甚至上百万的支出,非常不利于企业的良性发展。

四、破损狂人

纸质文档极难储存,不仅占用大量的空间还非常容易造成不可修复的损坏,并且完全无法检索,任何环节出现问题都会带来难以弥补的损失。

很多企业还停留在管理纸质文档的阶段,经常年累积,文件量很大,并且很多纸张腐烂发霉,看不清楚上面的字迹,使得以前的信息资料流失,还要重新投入成本调研。由于无法检索,只能翻箱倒柜逐个查找,造成了大量时间与材料的浪费。给企业带来极大的困扰。

五、混淆幽灵

在企业运作过程中往往会产生数量庞大的文档,每份文档每天都要经过大量工作人员的反复传输,包括如:合同、报价单、方案等重要文件,根本无法做到版本统一,版本混淆造成工作失误在所难免。

文件资料没有分类规整,签合同时误用了已作废的合同原本;在进行生产时,将原始的生产设计稿件当做最新设计稿件,察觉后再重新生产,错误批次产品作废,浪费了大量的生产原料,还延误了货品的发交期;这些情况往往导致企业利润不升反降,使企业蒙受巨大的经济损失。

六、通道狙击手

企业内部常有几十个甚至几百个部门及分公司,员工数量则更为庞大,员工根本无法及时获取所需文件,做到交流与共享更是难上加难。信息接收滞后性的现象屡见不鲜。

随着公司规模的扩大,企业各个部门以及分公司与总公司之间的公文流转速度缓慢,通过附件上传下载的公文流转形式繁琐而低效。文件检索和电子档案管理的难度很大,成为企业信息化管理的瓶颈。

七、文件散弹

随着企业文件量成倍增长,越来越多的文件散乱储存在数十台至数百台电脑中,想要将所有的文件集中统一管理是根本无法实现的理想。

由于没有统一的文档管理平台,企业内部文件版本繁杂,文档散落在不同的电脑中,文件管理十分困难,极易丢失重要文件。共同作业的项目难以统一管理,花费在协商会议的时间和精力过多,致使整体办公效率极为低下。成为了绝大多数企业文档管理方面的病灶。

八、流程轰炸机

企业每天都有数十份至数百份文件要审批流转,只能逐个寻找审批人,经常需要数月时间才能完成整个流程,想全部按时完成流转过程是绝对无法实现的。

据相关调查结果统计,企业远程管理和文件流转的成本约占总成本的10%左右,文件流转的过程十分繁冗并且效率低下,影响工作进程,给企业带来不必要的时间与成本的浪费。工作效率低下成为了企业的通病。

九、痕迹清道夫

企业工作离不开文档,成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作,每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录,工作失误后责任相互推诿的现象严重。

公司的机密文件遭到恶意篡改,但是查询不到是谁做的,员工之间互相猜忌推卸责任,影响公司内部团结;有时重要内容被误删除,无法恢复至之前版本,造成重要信息的丢失,重新起草还要浪费人力与时间成本,给公司带来巨大的经济损失。

十、替身剑客

企业文档成年积累成千上万,根本无法做到对所有文档进行统一编号规范管理,重要文件如:合同、人事档案等,常出现编号重复或错误,造成文档错认混淆,严重影响工作。

与客户签订合同时,由于文件编号混乱,误将客户的合同调换后交给对方,不仅影响了公司的信誉,同时还触犯了合同中保密责任的相关条款,使公司蒙受经济损失,这种现象极为常见。