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天津万士隆文档管理服务有限公司是天津万士隆集团有限公司下属的本市专业文档信息管理服务商。(以下简称“万士隆文档公司”)万士隆文档公司秉承“创新服务,多赢发展”的经营宗旨,贯彻执行“团结协作,文明诚信,务实高效,求知创新”的企业精神,竭诚为政府部门、医疗机构、金融机构和商业企业等提供从文件档案的整理生成、仓储保管、物流运输,到文件档案管理、数据处理、文档在线传送、原件递送及文档销毁等全面的专业化文档信息管理服务。


新闻资讯

  • 企业文档管理中的10大杀手

    2018/03/26

    在日常工作中,我们经常会遇到硬盘破损、数据丢失、机密外泄、信息检索困难、文件损坏、文档版本多样、编号混乱、信息共享滞后、流程繁冗、操作历史不清等一系列情况,这些问题往往会造成时间浪费,沟通困难、安全隐患,导致企业管理困难、利润减少、纸张资源成本居高与工作进度的拖延,影响企业的良性发展,被誉为企业文档管理中的“十大杀手”。一、信息刽子手:企业文档资料分散存储在几十台甚至成百上千台电脑中,数据统一备份几乎不可能做到,时有系统硬盘出现损坏或感染病毒的情况,导致大量重要数据丢失,造成巨大损失。当公司内部电脑出现中病毒瘫痪的情况,很多重要机密文件受到攻击,有的病毒会将公司机密文件上传至互联网;当电脑硬盘损坏时,被破坏的数据无法恢复;这些情况会给企业带来直接巨大且不可逆的损失。二、沉默刺客众所周知,企业管理中员工离职、换岗等人员流动现象十分常见,与公司有关的重要文件经常出现被复制、删除、外泄的情况,直接给公司带来无法弥补的损失。国内外媒体经常报道有关企业内部机密数据失窃的案子,调查发现,85%的职员可以轻松的下载这些具有“竞争力”的资料和信息,78%的资料外泄来源于企业内部。员工离职后将公司商业机密文件拷贝带走,再高价卖出给竞争对手,严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失,间接损失更是不可计量。三、影子传说随着企业不断壮大发展,文档数量以十倍甚至百倍的速度增加,经年累月,快速准确查找某篇文档极为困难,几乎无法实现。浪费在查找上的时间、人力资源更是不可估量。企业管理中经常出现需动员公司全体员工搜索查阅很久之前的某篇文件的情况,不仅浪费了大量的人力和时间成本,还有可能导致上千万的业务从手中溜走。每人每天在查找上浪费的时间约为20分钟,根据计算,那么每人每年有11天都是在查找,由几十人,几百人组成的企业浪费的就是几十甚至上百万的支出,非常不利于企业的良性发展。四、破损狂人纸质文档极难储存,不仅占用大量的空间还非常容易造成不可修复的损坏,并且完全无法检索,任何环节出现问题都会带来难以弥补的损失。很多企业还停留在管理纸质文档的阶段,经常年累积,文件量很大,并且很多纸张腐烂发霉,看不清楚上面的字迹,使得以前的信息资料流失,还要重新投入成本调研。由于无法检索,只能翻箱倒柜逐个查找,造成了大量时间与材料的浪费。给企业带来极大的困扰。五、混淆幽灵在企业运作过程中往往会产生数量庞大的文档,每份文档每天都要经过大量工作人员的反复传输,包括如:合同、报价单、方案等重要文件,根本无法做到版本统一,版本混淆造成工作失误在所难免。文件资料没有分类规整,签合同时误用了已作废的合同原本;在进行生产时,将原始的生产设计稿件当做最新设计稿件,察觉后再重新生产,错误批次产品作废,浪费了大量的生产原料,还延误了货品的发交期;这些情况往往导致企业利润不升反降,使企业蒙受巨大的经济损失。六、通道狙击手企业内部常有几十个甚至几百个部门及分公司,员工数量则更为庞大,员工根本无法及时获取所需文件,做到交流与共享更是难上加难。信息接收滞后性的现象屡见不鲜。随着公司规模的扩大,企业各个部门以及分公司与总公司之间的公文流转速度缓慢,通过附件上传下载的公文流转形式繁琐而低效。文件检索和电子档案管理的难度很大,成为企业信息化管理的瓶颈。七、文件散弹随着企业文件量成倍增长,越来越多的文件散乱储存在数十台至数百台电脑中,想要将所有的文件集中统一管理是根本无法实现的理想。由于没有统一的文档管理平台,企业内部文件版本繁杂,文档散落在不同的电脑中,文件管理十分困难,极易丢失重要文件。共同作业的项目难以统一管理,花费在协商会议的时间和精力过多,致使整体办公效率极为低下。成为了绝大多数企业文档管理方面的病灶。八、流程轰炸机企业每天都有数十份至数百份文件要审批流转,只能逐个寻找审批人,经常需要数月时间才能完成整个流程,想全部按时完成流转过程是绝对无法实现的。据相关调查结果统计,企业远程管理和文件流转的成本约占总成本的10%左右,文件流转的过程十分繁冗并且效率低下,影响工作进程,给企业带来不必要的时间与成本的浪费。工作效率低下成为了企业的通病。九、痕迹清道夫企业工作离不开文档,成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作,每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录,工作失误后责任相互推诿的现象严重。公司的机密文件遭到恶意篡改,但是查询不到是谁做的,员工之间互相猜忌推卸责任,影响公司内部团结;有时重要内容被误删除,无法恢复至之前版本,造成重要信息的丢失,重新起草还要浪费人力与时间成本,给公司带来巨大的经济损失。十、替身剑客企业文档成年积累成千上万,根本无法做到对所有文档进行统一编号规范管理,重要文件如:合同、人事档案等,常出现编号重复或错误,造成文档错认混淆,严重影响工作。与客户签订合同时,由于文件编号混乱,误将客户的合同调换后交给对方,不仅影响了公司的信誉,同时还触犯了合同中保密责任的相关条款,使公司蒙受经济损失,这种现象极为常见。

  • 纸质文档管理系统 多终端覆盖实现移动办公

    2018/03/26

    日常商业活动中会产生大量的客户资料以及内部文件,这些资料文件多数会被企业保留下来。随着社会经济的发展,商业资料数量连年增加,企业所要付出的资料管理成本也在与日俱增。日常手动录入赶不上信息电子化速度要求,高成本的实体资料管理更是无法满足当下企业管理需求。不少企业引入云脉纸质文档管理,利用OCR技术将纸质资料以图像、电子文字的形式存储在虚拟空间当中。众所周知,传统的文档电子化主要依赖员工人工手动录入和排版整理。这种录入方式不仅速度慢,而且只能录入文字,图像还需要借助其他工具生成。云脉纸质文档管理采用扫描和OCR技术,加快纸质文档文档电子化速度,将电子文档与原件扫描件一起储存进系统,快速建立起独立的小型资料库。纸质文件堆积成山的办公室内,想要在短时间内找到急需的那一份文件,谈何容易。然而随着独立资料库的建立,查找文件不再是难事。员工可以通过系统内的关键字查询、全文检索等功能,直接找到并调取档案。如果涉及到珍贵资料,还可以间接减少直接借阅原件的次数,从而有效保护了原件资料,防止因原件损毁而造成信息失真失实。出门在外,大量的纸质资料不便携带。据介绍,云脉纸质文档管理切实结合现代办公需求,实现移动、PC等终端覆盖,支持多平台管理,员工可以随时随地存储、浏览数据,协同办公。并且为保证信息更新的及时性,资料会同步备份至云端,实现了不同平台文档管理的统一性,让员工享受绝佳的移动办公体验。纸质文档管理系统助力企业实现各种海量文档的分类管理和部门之间的文档共享。高效的文档搜索方法全面提升了文件再用速度和知识共享效率。建立文档存储数据库,实现档案数据版本控制,数据查询检索系统。消除资料堆积乱放现象,规范文档管理工作,在保证资料存储完整性的同时,实现低成本管理。办公室每天都在上演着大大小小的“灾难片”:咖啡光顾过的合同,传阅中不明丢失的资料,意外搅碎的文件......即便安全入库,也不能防止虫蛀、水潮等意外发生,企业档案管理不容易。云脉纸质文档管理系统集信息录入、信息存储、信息共享于一体,优化企业档案的管理流程,强化电子档案的完整性,统一分享实现数据交换,消除信息孤岛,全面提升企业档案管理水平。

  • 细数金融行业文档管理系统的八大创新

    2018/03/26

    当越来越多的金融企业、业务部门发现,投入大量人力和物力建造的业务、 OA 、 ERP 等 IT 系统,由于在文档管理方面的先天缺陷,无法有效集中管理和存储文档。于是,更简单、高效的集中管理、检索和存储文档,以提高文档的利用率和员工生产力,成为企业面临的挑战之一。  金融行业怎样选择适合自己的专业文档管理系统?业界领先的多可文档管理系统专家,在综合了行业需求特点之后认为,作为对业务系统的有效补充,专业的文档管理系统要以创新为动力,以安全可靠、简洁易用、经济低廉、专业强大为用户利益。为此,多可文档管理系统以八大创新成功引领文档管理发展之路,并成为系统重要的技术特点。  第一大技术创新是轻量级架构,让用户轻松实现自助型的系统快速部署。文档管理系统基于 B/S 架构,而且采用自主开发的 WEB服务器、集成专业的开源免费数据库、提供专业的文件批量导入功能等,让任何规模的用户能在三分钟内完成安装部署,用三分钟的时间进入使用入门,而且应用几乎不会中断,实现了免现场维护。  第二大技术创新是分组管理模式, 它是用户最受赞赏的权限体系。任何机构都拥有繁杂的人员结构,业务项目需要随时召集任何人员加入,对此,一般的 MIS 系统都仅采用扁平式或简单的树形结构予以解决,而这种方法无法按照业务的分组要求,实现人员的灵活分组管理。多可文档管理系统创造性地将人员、事务、组织结构等进行深入科学的剖析,总结出了极具特色的 “分组权限管理模式”,可以非常灵活地将文档与不同属性的人员(机构)进行对接,构建复合型文档用户。  第三大技术创新是海量文档集中存储的云文档技术。一些用户存储容量达到了数十 TB 。借助创新的云技术,多可文档管理系统实现了文档存储云部署功能,它可以把海量的文档(超过 50TB )存放于网络的任意一个磁盘阵列,同时可以支持数据库的异地服务。这样,用户可以实现服务和存储分离,不但更好的保障数据安全,同时增加系统的安全性。这样的文档存储云部署和分级存储和管理技术,不仅能够保护客户投资,而且降低客户在新系统方面的投资,整体拥有成本全方位降低,但系统的性能和安全性没有任何损失。  第四大创新特点是高效稳定智能的正文提取技术,以保障精确的全文检索。以多可软件为例,它集成了自有知识产权的 MicrosoftOffice, Pdf , Rtf 等文件的正文提取、分析功能,使用户不需要安装Office等其他的工具或者软件,也不需要启动其他的系统服务,实现了软件部署和应用的简单高效。这样,用户的维护成本全面降低,系统运行更稳定。同时,多可实现了 100 万文档毫秒级全文检索,让用户基本上实现了对文档利用的“所想即所得”。  第五大创新是开放的、高效的中文分词技术,这让文档搜索更加精确。多可文档管理系统支持搜索的中文分词技术,全面兼顾了准确性和速度,这样更准确的搜索到用户需要的文档,能很好的匹配用户的搜索和使用习惯。  第六大创新特点是图形图像缩略图及预览技术。文档管理软件需要支持通用的图形文档格式的预览,还有好支持Photoshop文件、数码照片等图形图像文件格式的预览。  第七大创新是基于 WEB 的文档版本控制及文件修改。以多可为例,它在这个领域实现了更精致、更彻底的创新,让客户轻松实现此功能,达到高效率的协同工作。  第八大创新是文档智能关联技术。它让用户可以把一个文件夹或者文件映射到其他的文件夹下,在目标文件夹下可以像操作本文件夹文件一样操作原文件,方便文档的归类和临时项目中文件的使用。  这八大文档管理的技术创新,不仅确保了文档管理系统的技术领先性,轻松管理 OA 、 CRM 、 MIS 、 ERP 、 PLM 系统无法涉及的文档,更与这些业务系统珠联璧合,让已有的巨额 IT 投资,以经济低廉的再投入,焕发青春,迸发更大的魅力。而金融企业在选择专业的文档管理系统时,也应该注意这些问题,并将之作为选择文档系统的通用标准。

  • 银监会宣布正式作废84份规范性文件

    2018/03/26

    银监会称,将对法规文件目录进行动态化管理,并根据相关文件“立改废”情况及时调整并向社会公布,继续完善层次清晰、内容完整、体系统一、公开透明的银行业监管法规体系。  3月21日,银监会公布《银行业规章和规范性文件清理结果》的通知,宣布废止2部银行业规章、50件规范性文件,并宣布另有34件规范性文件失效。  通知称,银监会启动了新一轮的法规清理工作,对成立以来至2017年5月底发布的规章、规范性文件进行全面清理,并将与“放管服”改革决策不一致的规章、规范性文件作为重点清理对象。  1月30日,银监会发布《中国银监会关于废止部分规章的决定》;3月19日发布《中国银监会关于规范性文件清理结果的公告》,正式公布了银行业规章和规范性文件的清理结果。  一是废止《关于调整银行市场准入管理方式和程序的决定》、《融资性担保公司董事、监事、高级管理人员任职资格管理暂行办法》等2部银行业规章;  二是废止《中国银行业监督管理委员会关于印发<农村商业银行管理暂行规定>和<农村合作银行管理暂行规定>的通知》等50件规范性文件;  三是失效《中国银行业监督管理委员会关于加强信托投资公司风险监管防范交易对手风险的通知》等34件规范性文件。  同时,按照国务院有关依法行政和政府信息公开的要求,公布了《中国银行业监督管理委员会关于印发<农村信用社省联合社管理暂行规定>的通知》 等499件继续有效的主要规范性文件目录。  法规清理工作对于实施依法监管意义重大,一直是银行监管法规体系建设的重点。据了解,自2004年开始,银监会就将法规清理工作列为银行监管法律体系建设的重点。2006年,银监会出台了《中国银行业监管机构法律工作规定》,明确了法规清理工作是推动银行监管质量立法的重要制度,并建立了定期开展法规清理的长效机制。  “银监会自成立以来已开展了多次全面法规清理或专项法规清理,取得了良好的清理成效。”银监会方面称,将对法规文件目录进行动态化管理,并根据相关文件“立改废”情况及时调整并向社会公布,继续完善层次清晰、内容完整、体系统一、公开透明的银行业监管法规体系。